?

Log in

Previous Entry | Next Entry

Сегодня хотел поговорить об автоматизации документооборота в холдинговой компании. Холдингом называют совокупность юридических лиц: материнскую компанию и контролируемые ей дочерние общества. Холдинг отличается от обычной территориально-распределенной компании тем, что содержит в себе фактически независимые компании, которые находятся под общим управлением управляющей компании.

Реалии сегодняшнего дня таковы, что основная масса холдингов не имеет единой системы документооборота. Часто у каждой компании холдинга своя система, а управление дочерними компаниями происходит через отправку официальных писем из УК, либо приказов.
Но в последнее время наметилась тенденция объединения компаний холдинга с помощью единых систем документооборота. Это позволяет автоматизировать сквозные процессы:

  • Отправка официальных писем и приказов между компаниями холдинга, автоматизированный контроль исполнения;

  • Отправка поручений из УК отдельным сотрудникам ДЗО;

  • Сквозное согласование документов (когда документ порождается в одной компании, а участниками процесса согласования являются сотрудники различных компаний холдинга);

  • Также появляется возможность контроля внутренних процессов ДЗО из управляющей компании.


Таким образом, внедрение единой СЭД в холдинге позволяет ощутимо повысить управляемость компании, обеспечить прозрачность работы ДЗО для УК.

Но возникает сложность – сделать единую инсталляцию СЭД и дать к ней доступ всем компаниями холдинга может быть не лучшей идеей. Основные недостатки такого подхода:

  • Появляется зависимость работы всех ДЗО от каналов связи с УК (либо с дата-центом, в котором установлена СЭД);

  • СЭД получает достаточно высокую нагрузку, т.к. должна обрабатывать документы от всех компаний холдинга;

  • Все ДЗО получают единую систему, с идентичным функционалом. Иногда это правильно, но часто ДЗО должны иметь свои процессы, свои виды документов, свою логику работы. Также СЭД должна быть интегрирована с ИТ-системами ДЗО, что при единой СЭД сделать проблематично.


Выходом является федеративная установка. В этом случае в каждой ДЗО и УК ставятся свои инсталляции СЭД, и все они через некий федеративный модуль объединяются в единое информационное пространство.

Система WSS Docs имеет модуль «Федерация», который позволяет объединить разрозненные инсталляции в единую систему, и решить все задачи автоматизации сквозных процессов холдинга. Данное видео демонстрирует возможности распределенных СЭД на основе WSS Docs.

Пример внедрения модуля «Федерации» в энергетическом холдинге «Корпорация СТС»
Свой комментарий относительно проведенной работы предоставил начальник управления IT и связи ОАО «СУЭНКО» - Павел Бортвин:
«Процесс внедрения WSS Docs для всего холдинга прошел в штатном режиме и все поставленные нами на старте проекта задачи были успешно решены. При помощи модуля Федерации мы организовали работу внутрикорпоративного документооборота, оставив без изменений процессы, действующие в каждой компании корпорации. Помимо этого, нам удалось добиться ожидаемого повышения уровня исполнительской дисциплины сотрудников в работе с документами и поручениями. В 2014 году мы ставим перед собой новые цели и абсолютно уверены, что WSS Docs с ними справится.».